POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Responsable de las bases de datos: Ciencia Sostenible S.A.S Domicilio: Calle 69 # 4-32 Apto 601
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Web: http://www.andama.co

Introducción

Ciencia Sostenible S.A.S, comprometida con la importancia que tiene la adecuada administración de la información y el cumplimiento de la ley 1581 de 2012, sobre Protección de Datos Personales y su decreto reglamentario 1377 de 2013 así como lo dispuesto por la Constitución Política Colombiana, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, “La Política”) de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucren Tratamiento de Datos Personales y de obligatorio cumplimiento por parte de La Compañía, sus Administradores, Colaboradores y los terceros con quien éste se relacione contractual o comercialmente.

Objetivo

Por medio del presente manual se da cumplimiento a las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 en especial lo indicado en el literal k) del artículo 17 y en el literal f) del artículo 18, que regulan los deberes que asisten a los responsables y encargados del tratamiento de datos personales, entre los cuales se encuentra el de adoptar un Manual Interno de Políticas y Procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. Así mismo tiene por objeto determinar los procesos de recolección, almacenamiento, custodia y tratamiento de los datos de carácter personal que Ciencia Sostenible S.A.S., recopila en desarrollo de su objeto social, para garantizar y proteger el derecho fundamental de Habeas Data que tienen todas las personas naturales.

El derecho a la protección de datos personales dota al titular de facultades para mantener el control sobre su información personal. Estas van desde el derecho a saber quién conserva los datos personales, los usos a los que se están sometiendo los mismos, hasta la definición de quién tiene la posibilidad de consultarlos. La ley les atribuye incluso el poder de oponerse a esa posesión y utilización. La Ley 1581 de 2012 desarrolla una serie de garantías e instrumentos diseñados para garantizar la vigencia del referido derecho fundamental.

En este contexto, el objeto de este manual consiste en cubrir dichas garantías e instrumentos teniendo en cuenta nuestra condición de responsables del tratamiento de datos personales previsto en la referida ley. Este manual permite instrumentar cambios organizativos importantes para sentar los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales a las disposiciones de la Ley.

III. Actores dentro de La Política

Para los efectos de esta Política Ciencia Sostenible S.A.S,será denominado como Ciencia Sostenible y los proveedores, clientes, colaboradores, afiliados, empleados o cualquier otra persona registrada en nuestros portales o quien haya suministrado en forma voluntaria la información con cualquier fin, entre otros, serán denominados en forma conjunta como los TITULARES.

Responsables en la aplicación y cumplimiento de La Política

Ciencia Sostenible, es una sociedad comercial responsable de administrar y custodiar base de datos personales,los cuales han sido recolectados en el desarrollo de su objeto social, con la finalidad de realizar un conocimiento adecuado, de los clientes, trabajadores y de los aspirantes a desarrollar un cargo en la empresa.

El presente documento responde a la necesidad de dar cumplimiento a las disposiciones prevista en la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, exactamente, en lo que dispone en el literal k) del artículo 17, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, es decir, la obligación de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

En los literales d) y e), del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, se hace expresa mención al encargado y al responsable del tratamiento, respectivamente. Así, el responsable del tratamiento es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, mientras que el encargado del tratamiento es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

Ahora bien, las tecnologías actuales permiten a las empresas la gestión, explotación y almacenamiento eficiente de la información personal que utiliza para el cumplimiento de sus objetivos corporativos y de negocio, como puede ser en sus procesos de selección y contratación de personal, o los procesos relacionados con el servicio y atención a clientes, usuarios, proveedores, accionistas y directivos, entre otros. El derecho fundamental al habeas data tiene por objeto precisamente garantizar a los ciudadanos el poder de decisión y control que tienen sobre la información que les concierne, concretamente sobre el uso y destino que se les dan a sus datos personales.

Alcance

Esta Política es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de la Compañía, sus directores, administradores, colaboradores y los demás terceros quienes la representan o actúan por ella, o con los que la Compañía tiene algún tipo de vínculo, sea legal, comercial o convencional.

Todoslos Colaboradores de la Compañía, deben observar, respetar, cumplir y hacer cumplir esta Política en el desarrollo de sus funciones.

Definiciones

Para la adecuada interpretación del presente manual y conforme lo establece el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013, se entiende por:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

Aviso de Privacidad: documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales;

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

Los Datos Personales incluyen, pero no se limitan a, datos de identificación, información de contacto y de localización (incluida la geolocalización), datos catalogados como sensibles, información financiera, preferencias y comportamientos de consumo, datos inferidos a partir de información observada o entregada directamente por el titular o por terceros e información demográfica y transaccional.

Dato Privado: es aquel que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.

Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato personal semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.

Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de los partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento;

Reclamo: significa la solicitud del Titular del dato o las personas autorizadas

por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus Datos Personales o cuando adviertan que existe un presunto incumplimiento del régimen de protección de datos, según el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Requisito de procedibilidad: paso previo que debe surtir el Titular antes de interponer una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Este consiste en una reclamación directa al Encargado o Responsable de sus Datos Personales.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuanto del responsable.

Principios

Los principios que se establecen a continuación constituyen los parámetros generales que serán respetados por Ciencia Sostenible S.A.S, en los procesos de recolección, almacenamiento, custodia y tratamiento de datos personales:

Relacionados con la recolección de Datos Personales

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular de forma previa. No podrán recopilarse datos sin una finalidad específica;

Principio de Temporalidad: Los Datos Personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del Tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término del Tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Relacionados con el Uso de Datos Personales.

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

Relacionados con la Calidad de la Información.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

Relacionados con la Protección, el Acceso y Circulación de Datos Personales

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, sólo se permitirá acceso a los Datos Personales a las siguientes personas:

– Al Titular del dato.

– A las personas autorizadas por el Titular del dato.

– A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del Titular del dato.

El Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales,salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados;

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento,se deberá manejar con las medidastécnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales.

Principio de confidencialidad: Todaslas personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas

La Compañía, dentro del desarrollo de su objeto social, diariamente recibe,

transmite y trata Datos Personales por lo que es indispensable contar con esta política y darle estricto cumplimiento.

VII. Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales y la finalidad del mismo

El Tratamiento de los Datos Personales se podrá realizar a través de medios físicos, automatizados o digitales de acuerdo con el tipo y forma de recolección de la información.

Los datos personales serán recolectados, almacenados, usados o suprimidos en base de datos a cargo de Ciencia Sostenible, con el fin de darle desarrollo el objeto social de la empresa, comprendiendo entre otros:

La Compañía también podrá tratar los Datos Personales, entre otros, para los siguientes fines:

En el desarrollo de la relación contractual que vincula a Ciencia Sostenible Y los TITULARES y/o registros transaccionales de la comercialización de productos; lo cual entre otros comprende:

La habilitación de nuevos servicios o venta de productos que sean codificados en la plataforma transaccional o cambios en los existentes;
La remisión de información comercial sobre los productos y/o servicios codificados, promociones, comunicación sobre la implementación o modificación de los procedimientos de registro en la plataforma, o manuales para nuevos productos y/o servicios;
La adopción de medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas;
El pago de obligaciones contractuales;
Implementar programas de inteligencia artificial o cualquier otro que la tecnología y la ley permitan f. Evaluar la calidad del servicio;
Realizar estudios sobre hábitos de consumo, de cualquier producto o servicio registrado en los sistemas transaccionales de Ciencia Sostenible S.A.S y comercializar sus resultados; h. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, códigos de seguridad para acceso a sistemas de información, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial; i. Obtener autorización por parte de los titulares de los productos o servicios, para ejecutar transacciones que requieran de la asignación de códigos en sus sistemas de información.

En relación con la información de su comportamiento comercial o de servicios.

La información podrá ser objeto de consulta, suministro, reporte, procesamiento, intercambio, modificación, empleo, análisis, estudio, conservación, recibo y envío de toda la información que se refiere a ello, a cualquier Operador de Información debidamente constituido o entidad que maneje o administre bases de datos con fines similares a los de tales Operadores, dentro del territorio nacional, de conformidad con lo establecido en el ordenamiento jurídico. Esta autorización implica que esos datos serán registrados con el objeto de suministrar y obtener información suficiente y adecuada sobre el estado de sus obligaciones crediticias, financieras, comerciales, y de servicios. En consecuencia, quienes tengan acceso a esos Operadores de Información podrán conocer esa información de conformidad con

la legislación vigente.

Desarrollar el proceso de selección, evaluación,

vinculación laboral y la ejecución del respectivo contrato laboral, lo cual entre otros comprende;

Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de Ciencia Sostenible; iii) administración de información sobre sus afiliaciones a los sistemas de seguridadsocial, pagos de prestaciones sociales y salarios;
Registro de incapacidades y accidentes de trabajo;
Losindicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso;
Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a clientes o proveedores de Ciencia Sostenible ubicados en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañíasrequieran la información para los fines aquí indicados.

Respecto de los datos.

Recolectados directamente en formatos físicos o electrónicos.
Tomados de los documentos que suministran las personas a los empleados de Ciencia Sostenible y aquellos obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de Ciencia Sostenible, éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de Ciencia Sostenible y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.
Adicionalmente, con ocasión a los datos personales obtenidos por medio de cualquier software o formulario, tiene como finalidad principal la comunicación con los destinatarios para fines pre contractuales, contractuales, pos-contractuales, comerciales, de mercadeo, adelantar procesos de evaluación sobre la calidad de nuestros productos y servicios, Proveer productos y servicios, Información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, transferencia y transmisión de sus datos personales a terceros, investigación de mercados, así como su análisis para establecer tendencias o perfiles de consumo de los destinatarios.

Por lo cual, comprende entre otros:

– Usar los datos suministrados por ellos de manera electrónica, a través de Sitios Web, de aplicaciones para teléfonos inteligentes (Smartphone) en ferias y eventos entre otros, para enviarles a los correos electrónicos registrados.

– Utilizar la información recibida de ellos, para fines de mercadeo de sus productos y servicios. – Compartir los datos personales con representantes comerciales, según sea requerido para el manejo comercial de nuestros productos.

– Permitir el acceso a la información y datos personales a los auditores o terceros contratados para llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa propios de la actividad comercial que desarrollamos.

– Consultar y actualizar los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener actualizada dicha información.

– Contratar con terceros el almacenamiento y/o procesamiento de la

información y datos personales para la correcta ejecución de los contratos celebrados con nosotros, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales estamos obligados.

Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, Ciencia Sostenible no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que:

– Exista autorización expresa para hacerlo;

– Sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; – Sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos;

– Sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre deCiencia Sostenible o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto; – La información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la sociedad;

– Que sea requerido o permitido por la ley.

Ciencia Sostenible podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, Ciencia Sostenible advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.

Al aceptar el tratamiento de los datos personales a La Compañía, además, el titular autoriza al responsable a transferir los datos personales a las Entidades Vinculadas para que estas empresas puedan tratar los datos, en su beneficio, para las mismas finalidades indicadas.

La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del Tratamiento en cada caso, teniendo en cuenta lo dispuesto en el Artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.

VIII. Derechos de los Titulares de los datos

De conformidad con lo establecido el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012,son derechos de los usuarioslos siguientes:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 del Decreto 1377 de Junio del 2013;
Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el

Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Deberes en relación con el tratamiento de datos personales

Ciencia Sostenible S.A.S, en su calidad de Responsable del Tratamiento, deberá conforme las disposiciones contenidas en la Constitución Nacional, la Ley 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013, hacer uso de los datos que son recolectados y almacenados, únicamente para los fines para los cuales ha sido facultado conforme la respectiva autorización del titular obtenida en forma

previa a la recolección del dato. De esta forma Ciencia Sostenible S.A.S, se compromete a cumplir en el tratamiento de datos con los siguientes deberes:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; b. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular, conforme el procedimiento para ello utilizado;
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedirsu adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos;
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
Garantizar que la información que se suministre a Ciencia Sostenible S.A.S. sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna a Ciencia Sostenible S.A.S., todas las novedadesrespecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal;
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella; n. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares; o. Cumplirlasinstrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio
De la autorización

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de Ciencia Sostenible S.A.S requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. Ciencia Sostenible S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización del Titular, garantizando en todocaso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

Forma y mecanismos para otorgar la autorización

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, en un archivo de audio, mecanismos tecnológicos o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. La autorización será emitida por Ciencia Sostenible S.A.S y puesta a disposición del Titular previo al Tratamiento de sus datospersonales de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2012.

Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho de que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alteración a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el Titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y tenga control sobre el uso que se hace de su información personal.

La autorización es una declaración que informa al titular de los datos personales:

– Quién recopila los datos del responsable o encargado de la base de dato;

– Para qué recoge los datos (las finalidades del tratamiento);

– Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados;

– Si se recopilan datos sensibles, y la posibilidad de no darlos a conocer.

Para obtener la autorización, es necesario informarle al Titular de los Datos Personales de forma clara y expresa lo siguiente:

– El Tratamiento al cual serán sometidos sus Datos Personales y la finalidad del mismo;

– El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;

– Los derechos que le asisten como Titular previstos en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012; – La identificación, dirección física o electrónica de la Compañía.

Prueba de la autorización.

Ciencia Sostenible S.A.S adoptará todas las medidas necesarias para mantener registros de la obtención de autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.

Revocatoria de la autorización.

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual o deje de existir el motivo que origino la recolección del dato. El titular de la información podrá solicitar una revocación total o parcial de losfines para los cuales fue conferida, evento en el cual, en la solicitud deberá indicar a cuál de estas corresponde y de ser parcial deberá indicar para cuales de los fines desea revocar la autorización.

Habrá casos en los que el consentimiento, por su carácter de necesario en la relación entre el titular y Ciencia Sostenible S.A.S, para efectos del cumplimiento de un contrato vigente o por disposición legal no podráser revocado

Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (NNA).

De manera general Ciencia Sostenible S.A.S, no usa, ni almacena, o realiza tratamiento alguno sobre datos personales de menores de edad. Si, por algún fraude o error, se llega a tener almacenada información de un menor de edad, esta será suprimida de nuestras bases de datos de forma inmediata, una vez se conozca que el dato pertenece a un menor de edad.

No obstante, en el evento de que por conducto de sus representantes (padres, autorizados y/o quien tenga la patria potestad de los mismos) se cuente con información de niños, niñas y adolescentes, Ciencia Sostenible S.A.S velará porque en eltratamiento de sus datosse protejan susinteresessuperiores y derechos fundamentales.

XII. Aviso de privacidad

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de informaciónque le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El Aviso de Privacidad de Ciencia Sostenible S.A.S, está disponible, entreotros medios, en la página web.

Contenido mínimo del aviso de privacidad.

El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:

– Nombre o razón social y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.

– El tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo,

– Los derechos que le asiste al Titular.

– Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular

conozca la política de tratamiento de la información y los cambiossustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

Aviso de privacidad y las políticas de tratamiento de la información.

Ciencia Sostenible S.A.S, conservará el modelo del Aviso de Privacidad que se transmitió a los Titulares mientras se lleve a cabo tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de este deriven. Para el almacenamiento del modelo, Ciencia Sostenible S.A.S., podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.

XIII. Procedimientos de acceso, consulta y reclamación

Derecho de acceso

El Titular de los datos tiene el derecho de acceder y conocer que información es objeto de tratamiento por Ciencia Sostenible S.A.S, por lo cual es obligación de Ciencia Sostenible S.A.S., garantizar al Titular su derecho deacceso el cual se realizará de la siguiente forma:

– El titular de la información podrá conocer, si lo solicita, si efectivamente su(s) dato(s) está(n) siendo objeto de tratamiento por parte de Ciencia Sostenible S.A.S.

– El Titular podrá tener acceso a los datos personales que estén en posesión de Ciencia Sostenible S.A.S

– El Titular tendrá derecho a conocer las circunstancias en que se realiza el tratamiento de su información, debiendo Ciencia Sostenible S.A.S., informar sobre el tipo de datos personales tratados y todas ycada una de las finalidades que justifican el Tratamiento.

PARÁGRAFO: Ciencia Sostenible S.A.S., garantizará el derecho de acceso, previa acreditación de la identidad del Titular o la calidad de su representante o causahabiente, poniendo a disposición de este, de maneragratuita, el detalle de los datos personales a través de medios físicos o electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos, de forma que el Titular pueda hacer efectivo su derecho de rectificar,corregir o solicitar la supresión de todos sus datos o de parte de estos.

Acceso a la información.

La autorización se hace extensiva a quien represente los derechos de Ciencia Sostenible S.A.S., a quien éste contrate para el ejercicio de los mismos o a quien éste ceda sus derechos, sus obligaciones o su posicióncontractual a cualquier título, en relación con la información del punto de servicio afiliado, así como a la ejecución de(los) contrato(s) que se hayan suscrito. Así mismo, a los terceros con quien Ciencia Sostenible S.A.S., establezca alianzas comerciales, o contratos de prestación de servicios a partir de las cuales se codifiquen, implementen o amplíen los productos o servicios que puedan proveerse desde el punto deservicio afiliado.

Derecho a la presentación de consultas y reclamaciones

Usted en calidad de TITULAR, conforme los derechos que por ley son consagrados tiene derecho a realizar peticiones, consultas y reclamos para conocer, actualizar, suprimir y rectificar sus datos personales, en caso de ser inexactos o revocar la autorización para su almacenamiento y eliminación de

las bases de datos administradas por Ciencia Sostenible S.A.S, cuando considere que son innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al tratamiento de los mismos para fines específicos.

Para ejercer el referido derecho usted lo puede hacer mediante los siguientes canales de atención:

– Atención redes sociales

– Atención correo Electrónico info@andama.co

Para el adecuado trámite de su consulta o reclamo, es necesario que se adicione un contenido mínimo a su solicitud, la cual se encuentra compuesta por la siguiente información:

– Nombres y apellidos,

– Datos de contacto (Dirección, física y/o electrónica y teléfonos de contacto), – Medios para recibir respuesta a su solicitud,

– Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar a la consulta o reclamo

– Descripción del Derecho que desea ejercer ante Ciencia Sostenible y los datos personales sobre los cuales recae.

– Firma, número de identificación o procedimiento de validación correspondiente. – Presentar la información en las oficinas de Ciencia Sostenible o mediante los canales para ello suministrados.

Anexos:

– Copia del documento de identidad del titular de la información ampliado al Ciento Cincuenta por Ciento (150%), cuando este no repose en la compañía.

– Si la solicitud es realizada por causahabiente, representante del titular o apoderado se deberá aportar el documento que le otorga dicha calidad.

– Documentos adicionales que soportan la solicitud a realizar.

Ciencia Sostenible S.A.S., garantiza que los medios puestos a disposición de los titulares de la información permitan dar una respuesta en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012. Cada vez que Ciencia Sostenible S.A.S., ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de los derechosde los titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web y en su Aviso de Privacidad, para el adecuado trámite de su consulta.

Reclamos

Disposiciones especiales frente a la presentación de reclamos.

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a Ciencia Sostenible S.A.S a través de los canales y con la información antes indicada. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se

entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una

leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Consultas.

Disposiciones especiales frente a la presentación de consultas.

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

XIV. Rectificación, actualización de datos.

El Titular de la información o sus causahabientes o representantes, previa acreditación de su identidad, tienen derecho en todo momento, a solicitar a Ciencia Sostenible S.A.S, la rectificación o actualización de sus datos personales, para lo cual deberá indicar las correcciones que solicita y aportar la documentación que da soporte a su solicitud.

PARÁGRAFO: Cuando la solicitud sea presentada por una persona distinta del titular, que no demuestre que actúa en calidad de apoderado, causahabiente, o cualquier otra condición que le otorgue la facultad de representar al Titular, se entenderá que la solicitud no fue presentada.

Supresión de datos.

-Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.

-No exista una relación contractual con Ciencia Sostenible S.A.S, o haya dejado de ser necesarios o pertinentespara la finalidad para la cual fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Ciencia Sostenible S.A.S Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo en los siguientes casos:

– La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

-No sea posible efectuar la eliminación del dato por la orden de autoridad judicial o administrativa con competencia en el Territorio Nacional.

– Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente

tutelados del Titular, o para garantizar el cumplimiento de una obligación legalmente adquirida por el Titular.

XVI. Seguridad de la información

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, Ciencia Sostenible S.A.S., adoptará las medidas técnicas, de su recurso humano y administrativas que sean necesarias para otorgarseguridad a los datos evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Ciencia Sostenible ha dispuesto políticas de seguridad de la información y herramientas tecnológicas que garanticen el cumplimiento de las mismas entre las que se encuentran:

Funciones y obligaciones del personal: El personal vinculado a Ciencia Sostenible ha recibido y aceptado uncompromiso de confidencialidad y buen uso de la información a la cual tiene acceso en su labor diaria.

El personal de Ciencia Sostenible tendrá acceso autorizado únicamente a aquellos datos y recursos que precisen para el desarrollo de sus funciones, conforme a los criterios establecidos por el responsable de la información.

Registro de incidencias: Los funcionarios de Ciencia Sostenible deberán comunicar las incidencias ocurridas que puedan afectar a la confidencialidad y/o integridad de la información de la empresa, indicando el tipo de incidencia, el momento en que se ha producido, la persona que realiza la notificación, a quién se le comunica y los efectos que se hubiera derivado de la misma.

Identificación y autentificación: Ciencia Sostenible ha optado por dotar de medidas de seguridad que garantizan la correcta identificación y autenticación de los funcionarios para acceder a la información.

Transferencia de Información: Ciencia Sostenible ha implementado controles que limitan o imposibilitan la transferencia de información a destinos o elementos no autorizados.

Implementación de Políticas de seguridad: Ciencia Sostenible, mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para sus colaboradores con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:

– El empleo de herramientas de seguridad de la información, razonablemente aceptadas en la industria, tales como firewalls, procedimientos de control de acceso, entre otros.

-Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012.

– Funciones y obligaciones del personal: El personal vinculado a Ciencia Sostenible ha recibido y aceptado un compromiso de confidencialidad y buen uso de la información a la cual tiene acceso en su labor diaria.

– El personal de Ciencia Sostenible tendrá acceso autorizado únicamente a aquellos datos y recursos que precisen para el desarrollo de sus funciones, conforme a los criterios establecidos por el responsable de la información.

–Registro de incidencias: Los funcionarios de Ciencia Sostenible deberán comunicar las incidencias ocurridas que puedan afectar a la confidencialidad y/o integridad de la información de la empresa, indicando el tipo de incidencia, el momento en que se ha producido, la persona que realiza la notificación, a quién se le comunica y los efectos que se hubiera derivado de la misma.

–Identificación y autentificación: Ciencia Sostenible ha optado por dotar de medidas de seguridad que garantizan la correcta identificación y autenticación de los funcionarios para acceder a la información. – Transferencia de Información: Ciencia Sostenible ha implementado controles que limitan o

imposibilitan la transferencia de información a destinos o elementos no autorizados. –Implementación de Políticas de seguridad: Ciencia Sostenible ha implementado políticas para el adecuado uso, administración y control de los Recursos Informáticos.

-Ciencia Sostenible ha tomado medidas para la destrucción de la información o borrado de la misma, para garantizar su destrucción total.

-Actualización de los procedimientos que sean acordes con los fines perseguidos y los cambios en la estructura de la organización. El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales.

XVII. Almacenamiento de la información.

Los datos suministrados serán almacenos en los servidores de Ciencia Sostenible S.A.S., lugar donde están siendo custodiados mediante el empleo de herramientas de seguridad de la información, razonablemente aceptadas en la industria, tales como firewalls, procedimientos de control de acceso, entre otros. Todo lo anterior con el objetivo de evitar el acceso no autorizado, por parte de terceros, a los datos personales almacenados.

XVIII. Modificaciones a la política.

Ciencia Sostenible S.A.S se reserva el derecho demodificar, en cualquiermomento, demanera unilateral, su políticade tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado y anunciado conforme lo señalanlas disposiciones legales aplicables.

XIX. Disposiciones finales.

Ciencia Sostenible S.A.S, designa al área de BACK OFFICE o quien haga sus veces como responsables de dar protección a la base de datos. Así mismo el área de BACK OFFICE dará trámite interno a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de sus derechos al acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la ley 1581 de 2012. Lo anterior, lo realizará con el apoyo permanente del área de SERVICIO AL CLIENTE.

Vigencia.

La presente política de tratamiento de datos personales de Ciencia Sostenible rige a partir de su publicación y deroga todas aquellas que le sea contraria. La vigencia de la base de datos se mantendrá durante el tiempo de análisis de la información para la suscripción de cualquier contrato, durante la vigencia de relación contractual con Ciencia Sostenible y en forma posterior hasta tanto sea revocada. La autorización podrá ser revocada en los eventos previstos en la ley,siempre y cuando no exista ningún

tipo de relacióncon Ciencia Sostenible derivada de esta autorización.

El presente documento rige a partir del 1 de junio de 2022 y hasta el momento en que expresamente se revoque o modifique.

CIENCIA SOSTENIBLE SAS

NIT 900.057.745-9

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

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